Oppimisalustan käyttöönotto: valmistautuminen ja vaiheet

  16. syyskuuta, 2022     Ari Pajula
 

oppimisalustan-kayttoonotto-blogi-mediamaisteri

Oppimisalustan tai verkko-oppimisympäristön käyttöönotto on oleellinen vaihe polulla kohti digitalisoitua opetusta ja oppimista. Tässä artikkelissa käymme läpi, miten oppimisalustan käyttöönottoon kannattaa valmistautua, mitä odottaa käyttöönoton prosessilta, ja miksi verkko-oppimisympäristön todellinen arvo muodostuu vasta käyttöönoton jälkeisenä aikana. 🔮

Siis mikä oppimisalusta?
Lue miksi verkko-oppimisalusta on modernin kouluttajan paras kaveri →

Ennen oppimisalustan käyttöönottoa

Pilvipalveluna tuotettu verkko-oppimisalusta ei periaatteessa edellytä teknistä valmistelua tai muita erityisiä toimenpiteitä. Ennen kuin laitat projektin pyörät pyörimään, sinun on kuitenkin hyvä pysähtyä pohtimaan seuraavia asioita, jotta saat oppimisalustan käyttöönotosta (ja myöhemmin alustan käytöstä) kaiken irti.

Selvitä tavoitteesi oppimisympäristölle

Tavoiteasetannan tärkeyttä ei voi korostaa liikaa. Mieti siis tarpeitasi nyt ja tulevaisuudessa:

❓ Mitä tavoitteita organisaatiollasi on osaamisen kehittämiseen liittyen?
❓ Mitä tavoittelette oppimisalustan käyttöönotolta ja käytöltä?
❓ Ketkä alustaa käyttävät ja miten juuri heitä voi innostaa oppimiseen?
❓ Millaista muutosta toivotte alustan tuovan mukanaan?

Tavoitteita on monia, koska ne myötäilevät kunkin organisaation muuta toimintaa ohjaavia ylemmän tason tavoitteita. Asiakkaidemme tavoitteet koskevat yleisimmin asioita kuten:

👉 Koulutustoiminnan tasalaatuistaminen
👉 Koulutusten koostaminen yhteen niille tarkoitettuun paikkaan
👉 Opetuksen ketteryyden, saatavuuden, tai tehokkuuden parantaminen
👉 Osaamisen kehittäminen suunnitelmallisella koulutustoiminnalla
👉 Verkko- ja itseopiskeltavien koulutusten kiinnostavuuden lisääminen
👉 Koulutusmateriaalien muokkaaminen innostavaan muotoon
👉 Koulutustoiminnan monipuolistaminen laadukkailla verkkokursseilla
👉 Oppimispolkujen luominen ja itseohjautuvan oppimisen tukeminen
👉 Oppimistulosten seurannan kehittäminen

TESTAA SOPISIKO  OPPIMISALUSTA TEILLE  Vastaa 8 kysymykseen, niin kerromme miten organisaatiosi voisi hyötyä  oppimisalustasta koulutustoiminnan kehittämisessä. Sanomme myös suoraan, mikäli  oppimisalusta ei ole vastaustesi perusteella oikea ratkaisu. TEE TESTI

Varmista käyttöönoton ja alustan omistajuus

Oppimisalustan tarjoajalla on suurin rooli alustan rakentamisessa käyttöönoton aikana. Vastuu lopputulosta määrittävistä päätöksistä on kuitenkin sinulla. Varaudu siis käyttämään riittävästi aikaa tarpeidesi kirkastamiseen projektin edetessä.

Siksi kannattaa selvittää etukäteen, oletko sinä vai joku muu käyttöönottoprojektin omistaja ja mahdollisesti myöhemmin alustan pääasiallinen hallinnoija. Tulevat pääkäyttäjät on fiksua sitouttaa jo käyttöönoton edetessä, koska he saavat sen aikana mm. perehdytyksen alustan käyttöön.

 

Mieti käyttökohteita valmiiksi

Oppimisalustan hankintapäätös syntyy yleensä jostakin pinnalla olevasta tarpeesta, johon alusta vastaa. Päällimmäisiä tarpeita kannattaa sparrata sisäisesti laajallakin joukolla. Nykyhetkessä tunnistetun puutteen lisäksi kannattaa miettiä pari askelta pidemmälle:

  • Ketkä alustaa tulevat käyttämään? Mitkä oppimistavoitteet heitä koskevat?
  • Mitä koulutuksia alustalle halutaan viedä tai luoda ensimmäiseksi?
  • Mitä toiminnallisuuksia alustalta tarvitaan tulevaisuudessa?

Monipuolinen oppimisalusta tuo merkittäviä mahdollisuuksia verrattuna yleiseen lähtötilanteeseen, jossa verkkokoulutukset ovat yhtä kuin läjä materiaaleja intranetin tai muun tiedostopankin syövereissä. Menetät paljon, jos ajattelet oppimisalustan käyttöönottoa vain vanhojen materiaalien siirtona uuteen paikkaan. Uhraa siis pari ajatusta sille, miten (ja mistä) koulutuksista voidaan tehdä käyttöönoton yhteydessä parempia.


Lataa opas verkko-oppimisalustan valintaan tai lue 5 vinkkiä samasta aiheesta →

 

Käyttöönoton vaiheet

Mitä sitten odottaa itse käyttöönoton prosessilta? Emme tietenkään voi luvata, että homma etenisi samalla tavalla kaikkien palveluntarjoajien kanssa, mutta tässä Mediamaisterin oppimisympäristön käyttöönotto vaihe vaiheelta.

oppimisalustan-kayttoonotto-vaiheet-blogi-mediamaisteri

1. Aloituspalaveri

Starttipalaverin tärkein päämäärä on kirkastaa kuva tavoitteista, tarpeista, rooleista ja käyttöönoton aikataulusta. Näiden pohjalta voidaan laatia yhteinen suunnitelma käyttöönoton etenemisestä.

Projektin alusta lähtien on hyvä pureutua avoimesti myös projektitiimin ennakkokäsityksiin, epäilyihin ja vaihteleviin odotuksiin. Näiden huomiointi voi ohjata lopullisia ratkaisuja suotuisaan suuntaan ja säästää pidemmällä aikavälillä resurssejakin.

Outi Aalto, projektipäällikkö

2. Alustan perustaminen

Kun perusasiat ovat selvillä, voidaankin edetä suoraan oppimisympäristön perustamiseen. Tähän vaiheeseen kuuluu myös alustan ulkoasun suunnittelu. Ympäristön tekninen pystyttäminen ei edellytä sinulta toimenpiteitä, mutta “look and feel:in” naulaamiseksi tarvitaan organisaatiosi graafinen brändiohjeisto. 

3. Palvelumuotoilu: prosessit ja käyttäjäpolut kuntoon

Keskeinen osa käyttöönottoa on alustan tärkeimpien toimintojen määritys. Tässä vaiheessa laitetaan kuntoon esimerkiksi kirjautumisen ja rekisteröitymisen asetukset ja mukautetaan oppimisympäristö tavoitteisiin sopivaksi. Samalla tehdään tarvittavat hallinnointia helpottavat automaatiot, rakennetaan käyttäjäpolut sekä -ryhmittelyt ja käydään läpi mahdollisia integraatioita koskevat tarpeet. 

Nämä toimenpiteet määrittävät miten oppimisalusta tuottaa arvoa organisaatiollesi ja vie teitä kohti tavoitettanne, ja miten koulutustarjonta tuodaan käyttäjien saataville.

4. Perehdytys oppimisalustaan / käytön harjoittelu

Sitten onkin aika tutustua tulevan oppimisalustan käyttöön ja mahdollisuuksiin – täytyyhän teidän pääkäyttäjien tietää mihin alusta taipuu! Jos varsinainen perehdytys ei tule kyseeseen, niin varaa aikaa vähintäänkin itsenäiseen harjoitteluun alustan toimintojen parissa. Pääkäyttäjillä on hyvä olla perusteet hallussa ennen kuin alusta on aktiivisessa käytössä.

Mediamaisterilla perehdytysvaihe on poikkeuksellisen perusteellinen, koska emme halua jättää asiakasta pulaan uuden alustansa kanssa. Perehdytyksemme voidaan jakaa karkeasti kolmeen osaan: (1) tunnukset ja kirjautuminen, (2) verkkokoulutusten suunnittelu ja sisällöntuotanto, (3) perusteet pääkäyttäjille.

Kukin vaihe sisältää huomattavan määrän itsenäistä opiskelua, harjoittelua, ja tapaamisen, jossa käymme asiakkaan kanssa läpi esiin nousseita kysymyksiä. Tässä mallissa itsenäisen opiskelun rooli on tärkeä, joten jos aiot ottaa käyttöön Mediamaisterin oppimisalustan, kannattaa sitoutua jo nyt tekemään perehdytysvaihe huolella. 😉

5. Integraatioiden toteutus

Alustaan perehtymisen jälkeen toteutetaan vielä tarvittavat integraatiot, eli määritellään toiminta muiden käytössä olevien järjestelmien ja oppimisalustan välillä. Tapauksesta riippuen, integraatioita toteutetaan nollasta muutamaan kappaletta. Yleisimmät liittyvät käyttäjänhallintaan, osaamisen todentamiseen, HR-järjestelmiin ja niin edelleen. 

Integraatioiden tarvetta kannattaa arvioida jo käyttöönoton alkuvaiheessa, jotta tarpeet eivät tule täydellisenä yllätyksenä loppumetreillä. Toki integraatioita voidaan toteuttaa myös käyttöönoton jälkeen, mutta niiden tehokkuushyödyt kannattaa valjastaa käyttöön alusta lähtien jos vain mahdollista.

6. Viimeistely ja testaus

Maali häämöttää! 🏁 Integraatioiden rakentamisen jälkeen oppimisympäristölle toimintoineen kannattaa tehdä lopputarkastus, jossa testataan että kaikki näyttää ja tuntuu siltä kuin pitää, ja toimii niin kuin pitää.

7. Oppimisalustan käytön aloittaminen

Jihuu – alustasi on valmis käytettäväksi! 🥳 Eipä siis muuta kuin lanseeraamaan uutta oppimisympäristöä ja verkkokoulutuksia oppijoiden käyttöön. 

(Mediamaisterin kanssa käyttöönottoprosessi päättyy tähän, ja asiakkaanamme siirtyisit tässä kohtaa jatkuvan tuen piiriin.) 


Pysy perillä verkko-oppimisen nikseistä ja uusista tuulista:
Tilaa tuoreimmat tarinamme sähköpostiisi →

 

Aikataulu ja pari huomionarvoista asiaa

Koko käyttöönottoa varten kannattaa varata 2-3 kuukautta aikaa. Niinkö paljon? 😱 Pelkkä oppimisalustan perustaminen ja siinä mielessä käyttöönotto ei vie aikaakaan, eli kiireessä alustan voi pyöräyttää ideasta todellisuudeksi nopeasti, mutta se ei saisi johtaa oikaisuihin tärkeissä vaiheissa. Huolellinen käyttöönotto sisältää sparrausta ja harjoittelua sisäisesti ja useimmiten myös kumppanin kanssa. Realistisesti suunniteltu aikataulu (johon osalliset myös sitoutuvat) siivittää käyttöönoton hyvään kiitoon.

Käyttöönottoprosessia voi hyödyntää parhaiten kun on jokin selkeä käyttökohde valmiina. Tällainen voisi olla vaikka pitempään suunnitteilla ollut perehdytys- tai tietoturvakoulutus. Käyttöönoton edetessä saat vinkkejä projektiin ja voit esimerkiksi tuottaa sisältöjä heti perehdytysvaiheesta alkaen – kätevää, eikö!

Muista kaiken tuoksinan keskellä miettiä myös osuva nimi oppimisalustalle! Tämä tuppaa joskus unohtumaan, mutta nimi on tärkeä osa ympäristön brändäystä: se saa oppimisympäristön tuntumaan organisaation omalta ja tekee siitä helpomman markkinoida sisäisesti ja tarpeen tullen ulkoisestikin.

Tutustu vapaasti Mediamaisteri Akatemiaan, josta löydät myös osan perehdytykseemme kuuluvista materiaaleista avoimesti opiskeltavina välipaloina.

 

Oppimisalustan käyttöönoton jälkeen

Valtaosa oppimisympäristön todellisesta arvosta syntyy vasta käyttöönoton jälkeen. Alustan kasvattaminen uusilla kursseilla palkitsee pidemmässä juoksussa: materiaalit eivät enää loju siellä täällä, laatu paranee, ja koulutukset versioituvat ajan kanssa aina pikkuisen paremmiksi. ✨

Käyttöönottoon voi siis suhtautua projektina, kunhan muistaa, että työ jatkuu siitä eteenpäin. Omistajuus korostuu alustan lanseerauksen jälkeen, koska oppimisalusta – kuten mikä tahansa muukin järjestelmä – vaatii huolenpitoa. Käyttöönoton jälkeen myös sisältöjen tuottamisen vaihe pääsee kunnolla vauhtiin.

Alustan ylläpidon ja uusien verkkokurssien luomisen taakkaa ei silti tarvitse kantaa yksin. Esimerkiksi Mediamaisterin asiakkaille palveluun kuuluu vuosittain muutama tarpeita ja toiveita käsittelevä sparrailu asiantuntijamme kanssa. Sen lisäksi saatavilla on tietysti kattava katalogi erilaisia tukimateriaaleja ja täydennyskoulutuksia. Ei siis ole mitään syytä jättää uutuuttaan hohtavaa oppimisalustaa nurkkaan homehtumaan.

Onko oppimisalustan käyttöönotto tapetilla?

Otetaan puhelu ja laitetaan projektin pyörät pyörimään. 🤩

Suosituimmat kirjoitukset

Opas verkko-oppimisympäristön valintaan

Lataa opas